W każdym biurze . prawdopodobnie znajduje się wiele informacji, które muszą być przechowywane pod kluczem. Informacje te powinny być widoczne tylko dla tych, którzy potrzebują ich do wykonywania swojej pracy. Istnieją pewne zasady regulujące wykorzystanie tych informacji, a także sposób ich ochrony.
To, z jakimi informacjami będziesz miał do czynienia na co dzień, zależy od rodzaju organizacji, w której pracujesz. Na przykład, jeśli pracujesz w szpitalu, będziesz mieć regularnie dostęp do kartotek pacjentów, a informacje te są niezwykle wrażliwe i poufne. Jeśli pracujesz w kancelarii prawnej, obowiązują te same zasady, a jeśli pracujesz w dziale kadr, również będziesz mieć dostęp do akt osobowych pracowników tej firmy. Wszystkie te informacje są uważane za poufne przez duże "C".
Oczywiście, informacje nie muszą dotyczyć konkretnej osoby, aby były poufne. Mogą to być informacje o planowanych projektach rozwoju produktów, informacje finansowe lub informacje o konkurentach i ich prawdopodobnych działaniach. Wszelkie informacje, które mogą być szkodliwe dla biznesu jeśli wyciekłyby poza cztery ściany lub zostałyby wykorzystane przez niewłaściwą osobę, są uważane za poufne i dlatego podlegają określonym wytycznym.
Ustawa o ochronie danych osobowych określa również sposób wykorzystywania i przechowywania informacji, zarówno w magazynach biurowych, jak i w formie elektronicznej, a wszystkie firmy muszą zapewnić zgodność z tymi przepisami. W zależności od rodzaju organizacji, w której pracujesz, mogą istnieć inne przepisy, które mają zastosowanie do Twojego rodzaju działalności.
Niezależnie od rodzaju informacji, jakich wytycznych należy przestrzegać, aby zapewnić bezpieczeństwo poufnych danych i informacji?
Zobacz film, w którym znajdziesz kilka wskazówek.
Czy to wszystko nie sprowadza się do zdrowego rozsądku?
Jak widać, wiele z zasad poufności jest zdroworozsądkowych. Nigdy nie udostępniaj nikomu swojego hasła, zmieniaj je regularnie i upewnij się, że nie zostawiasz dokumentów leżących na biurku przy komputerze, aby każdy mógł je wziąć i przeczytać. Ponadto punkty zabezpieczeń cyfrowych nośników danych obejmują szyfrowanie i ochronę hasłem jako minimum.
Ręczne systemy archiwizacji, takie jak dokumenty przechowywane w nowoczesnych szafkach biurowych lub szafach na dokumenty, powinny być regularnie sprawdzane i aktualizowane. Informacji poufnych nie należy przechowywać dłużej, niż jest to absolutnie konieczne, a czas przechowywania zależy od rodzaju informacji. Na przykład w przypadku dokumentów finansowych obowiązuje ograniczenie czasowe dotyczące okresu, przez jaki należy je przechowywać.
Nie wszystkie informacje poufne mają postać cyfrową lub papierową, a kolejną kwestią, o której należy wspomnieć, są plotki, Kolejna kwestia dotyczy plotek biurowych lub rozmów o informacjach, którymi nie należy się dzielić. Nie należy nigdy omawiać poufnych tematów z nikim, kto nie musi znać tych informacji.
W niektórych przypadkach może to być trudne, np. może się zdarzyć, że trzeba będzie omówić z kimś szczególnie np. mogą zdarzyć się sytuacje, w których będziesz musiał omówić szczególnie wrażliwy temat z kolegami przy biurowym stole, ale powinno to mieć miejsce tylko wtedy, gdy znajomość tych informacji jest niezbędna do wykonywania ich obowiązków służbowych. Powinna to być rozmowa w formie spotkania, a nie nieformalnej pogawędki. Należy także podjąć środki, aby zapewnić, że informacje te nie zostaną podsłuchane przez inne osoby.
Czy to wszystko sprowadza się do zdrowego rozsądku? Pod wieloma względami tak. Zasady zachowania poufności można sprowadzić do tego, że tylko niezbędne osoby mają dostęp do poufnych informacji. Do tego właśnie sprowadza się poufność.
Upewnij się, że informacje są zabezpieczone, mają kopie zapasowe, są bezpieczne i zaszyfrowane. Nigdy nie udostępniaj haseł, nie zostawiaj papierów na wierzchu i nie rozmawiaj o wrażliwych tematach poza pracą ani z nikim w organizacji, kto nie jest zaangażowany w dany projekt.
Przestrzeganie tych zasad i wytycznych dotyczących poufności gwarantuje, że informacje pozostaną bezpieczne, niezależnie od ich charakteru. Zapewniasz także zgodność z kluczowymi przepisami, których złamanie może mieć poważne konsekwencje.
